اتوماسیون
معنی اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون یا اداری یا Office Automation، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. در پاسخ دیگر به سوال اتومامسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، نمونه اتوماسیون اداری می‌گویند.
وظایف اتوماسیون اداری چیست؟
به طور کلی اتوماسیون اداری 3 وظیفه مهم بر عهد دارد، که عبارتند از: ذخیره اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها
- ذخیره اطلاعات
اولین بخش کاری سیستم اتوماسیون اداری، ذخیره اطلاعات است. ذخیره اطلاعات مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است. کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است. بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند. نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.
- تبادل داده‌ها
پست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکانپذیر می‌کند. این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند.
- مدیریت داده‌ها
سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و…
سیستم مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
تا اینجا دانستیم اتوماسیون اداری چیست و چه وظایفی بر عهده دارد. در این بخش با تعدادی از مزایای اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم.
- امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
- با وجود اتوماسیون اداری یا عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
- حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
- اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود، همچنین به سادگی امکان مراجعه به آنها وجود دارد.
- در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
- در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
- با وجود سیستم اتوماسیون اداری، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
- مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
- با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها فراهم است.
- با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
- امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
یک اتوماسیون اداری شامل بخش‌های متعدد است که هر کدام بخش‌هایی از فرایندها یا فعالیت‌های یک سازمان را در بر می‌گیرد. اما بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری چیست؟ در این بخش به معرفی و بررسی این موارد خواهیم پرداخت.
- دبیرخانه
دبیرخانه، هسته اصلی سیستم اتوماسیون اداری است. این بخش شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بخش بایگانی است. در این بخش عملیات مختلفی مانند اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، پیگیری نامه‌های دریافتی، تهیه پیش نویس، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی و… انجام می‌شود.
- فرم ساز
بخش فرم ساز، وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آنها در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده را دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات فرم‌ها در سیستم اتوماسیون اداری کنترل و مدیریت می‌شود.
- مدیریت جلسات
از دیگر بخش‌های سیستم اتوماسیون اداری، بخش مدیریت جلسات است که به تنظیم، ثبت، نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات می‌پردازد. مدیریت جلسات شامل تقویم کاری، قرارهای کاری، مدیریت پروژه و… است.
- پورتال مکاتبات برون سازمانی
امروزه بخش پورتال سازمانی در راستای طرح تکریم ارباب رجوع، به سیستم اتوماسیون اداری افزوده شده است. چرا که شکل گیری بسترهای جدید ارتباطی، باعث شده سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌ها، تسریع در ارائه خدمات و…، پیگیری کارهای اداری خارج از سازمان را از الزامات مهم بدانند. به این ترتیب امکان ردگیری مکاتبات خارج از سازمان به راحتی فراهم می‌شود.
- آرشیو الکترونیک
با گذشت زمان و افزایش حجم مستندات سازمان، طبیعتا نیازمند به ابزاری جهت بایگانی آنها خواهید بود. سیستم‌های اتوماسیون اداری، بخشی به عنوان آرشیو الکترونیک مستندات دارند که این بخش علاوه‌بر نگهداری و دسته بندی اسناد، امکان جستجو و دستیابی سریع به آنها را نیز فراهم می‌کند.
- کارتابل آفلاین
در سیستم‌های اتوماسیون اداری برای قسمت‌های پراهمیت نرم افزار، امکان فعالیت آفلاین نیز در نظر گرفته شده است. تا در صورت عدم دسترسی به اینترنت، بتوانید به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنید. کارتابل آفلاین یکی از این موارد است. با وجود کارتابل آفلاین، شما می‌توانید در هر مکانی، فعالیت‌های خود را پیگیری کرده و پس از برقراری ارتباط با سیستم آنها را به روز کنید.
البته به تدریج بخش‌های دیگری نیز به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام جهت افزایش مکانیزاسیون کارها در سازمان و تسهیل و تسریع ارائه خدمات ایجاد شده‌اند. این موارد را در ادامه معرفی می‌کنیم.
- صندوق پیام
- سامانه ارسال پیام کوتاه
- سامانه ارسال و دریافت پست الکترونیک
- سامانه ارسال و دریافت فکس
- گزارش ساز و…